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Altri 3 suggerimenti per affrontare lo stress della posta elettronica

L'enfasi sul controllo della posta elettronica o dei messaggi, che sono diventati ancora più comuni, è aumentata solo da quando ho scritto per la prima volta su come affrontare lo stress della posta elettronica cinque anni fa. Siamo diventati una società sempre attiva, con l'aspettativa che molti dipendenti siano disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ... Anche quando il lavoro della maggior parte delle persone non è così importante che la vita di una persona sarebbe in bilico se non fossimo disponibili.

È un peccato, davvero. La tecnologia avrebbe dovuto aiutarci ad avere più tempo libero e liberarci per poter trascorrere più della nostra vita con cose che contano davvero, come la famiglia, gli amici e le esperienze. Invece, ci lega ai nostri dispositivi in modi che i loro inventori non avrebbero mai immaginato.

Quindi, se ti senti stressato essendo sempre connesso al tuo dispositivo per controllare la posta elettronica e i messaggi, ecco altri tre suggerimenti per aiutarti a farcela.

Suggerimenti per gestire gli SMS e lo stress delle e-mail

Oltre ai suggerimenti che abbiamo trattato cinque anni fa (filtro per elementi importanti, tempi di risposta a blocchi e interruzione del controllo ogni minuto), ecco alcuni modi aggiuntivi semplici ma efficaci per alleviare lo stress di messaggi di testo e e-mail.

1. Usa la regola dei 3 secondi.

Un problema comune con la posta elettronica (più che con i testi) è che passiamo troppo tempo a decidere cosa fare di una specifica email. "Hmmm, ha sollevato molti punti positivi nella sua e-mail, quindi dovrei rispondere ora, aspettare di parlargli di persona o ...?"

Sforzati di spendere non più di 3 secondi per decidere cosa fare con un'e-mail: rispondi con un'e-mail veloce, cancellala, archiviala o "da fare" (pianificala per una telefonata o una riunione, rispondi più tardi per una risposta più lunga o intraprendere qualche altra azione di follow-up). Anche se all'inizio potrebbe essere difficile aderire a questa regola, potresti essere sorpreso di quanto sia facile prendere l'abitudine di limitare il tempo del processo decisionale. È un modo semplice e veloce per controllare la tua casella di posta e gestire tutte le email in un attimo.

2. Disattiva le notifiche per tutti tranne le cose più importanti.

Può sembrare zoppicare uno strumento inteso a migliorare il flusso di comunicazione e la produttività, ma i telefoni cellulari e i desktop dei computer di oggi sono pieni di distrazioni multitasking che ti fanno davvero lavorare meno efficiente e meno efficace.

Come ho notato in precedenza, la maggior parte delle persone è in realtà un orribile multitasking, ma ironia della sorte la maggior parte delle persone pensa di svolgere più attività contemporaneamente. Questa formula porta a un risultato scadente. Pensiamo tutti che stiamo facendo molto quando facciamo più cose contemporaneamente, ma in realtà stiamo ottenendo meno risultati rispetto a se ci fossimo concentrati semplicemente su un'attività alla volta.

Le notifiche sono utili solo quando significano qualcosa di speciale, altrimenti diventano solo rumore bianco di sottofondo nella tua routine quotidiana. Quindi quei piccoli pop-up che ti dicono che hai nuove email agiscono come distrazioni costose per la capacità limitata del tuo cervello di elaborare gli stimoli in arrivo. Ogni avviso che visualizzi rapidamente ha un costo silenzioso.

Spegnili tranne che per gli avvisi più importanti (come il tuo capo o la riga dell'oggetto di un'e-mail che dice "Urgente" o "Emergenza"). Puoi far sapere anche ai tuoi colleghi e alla tua famiglia che stai cambiando la tua routine, in modo che nessuno si arrabbi perché stai rispondendo alle e-mail solo quattro o cinque volte al giorno (invece che istantaneamente ogni minuto di ogni giorno).

Disattivare le notifiche ti aiuterà anche a programmare le tue risposte e-mail solo poche volte al giorno (invece che ogni volta che arriva qualcosa di nuovo). Questo è importante per farti sentire come se fossi responsabile della tua posta elettronica, non alla sua mercé.

3. Annulla l'iscrizione. Da tutto.

Le aziende amano "tenerci informati" su ogni piccola cosa nuova che stanno facendo. La verità è che la maggior parte delle newsletter e degli aggiornamenti dei prodotti a cui ci siamo iscritti non vengono mai letti da quasi il 90% delle persone a cui vengono inviati. Le aziende lo sanno, ma continuano a inviarle comunque a persone che non aprono mai queste email. Sei uno di loro.

Allora perché non fermare il problema alla radice? Passa attraverso la tua casella di posta elettronica e sii sconsiderato nell'annullare l'iscrizione a ogni newsletter o email aziendale che ricevi e che ti viene inviata automaticamente. Puoi tenerne uno o due se significano molto per te e che effettivamente leggi. Ma il resto contribuisce solo alla tua sensazione di essere sopraffatto e stressato dall'enorme quantità di email che ricevi.