9 suggerimenti per aiutarti a diventare più produttivo in questo momento

Non ci sono mai abbastanza ore durante la giornata. Vorrei avere più tempo! 

Ti ritrovi a ripetere una versione di quanto sopra circa un migliaio di volte durante il giorno (dare o avere)?

Anche se più ore al giorno potrebbero essere piacevoli, non è necessariamente la mancanza di tempo che ci impedisce di completare le attività e raggiungere i nostri obiettivi.

A volte, ciò che ci ferma è la nostra mentalità. Ad esempio, pensi di dover fare tutto da solo? Ti senti come se avessi bisogno di dire di sì a ogni email, riunione e opportunità? Stai aspettando il momento giusto per iniziare un progetto significativo?

A volte, ciò che ci ferma è una barriera pratica, come non sapere quanto tempo impiega effettivamente un'attività o non funziona durante il nostro periodo di massima produttività (che differisce per ogni persona).

Per fortuna, questi non sono ostacoli insormontabili. Possono essere aggiustati, rivisti e superati e puoi farlo subito. Di seguito, ci sono nove strategie esperte da provare.  

Usa piccole tasche di tempo. "Il modo migliore per essere più produttivi è smettere di aspettare il momento giusto", ha affermato Debra Eckerling, autrice diLa tua guida agli obiettivi: una tabella di marcia per impostare, pianificare e raggiungere i tuoi obiettivi. Eckerling lavora con individui e aziende per fissare obiettivi e gestire progetti.

Lavorare per incrementi, in questo momento, può aiutarti a fare progressi significativi e a completare effettivamente le attività. Ad esempio, se il tuo obiettivo è pubblicare un post sul blog una volta alla settimana, ha detto Eckerling, potresti scrivere una bozza lunedì; rivederlo martedì; rivederlo e aggiungere immagini e link mercoledì; e pubblicarlo e promuoverlo giovedì.

Tieni traccia del tuo tempo. Sai quanto tempo impieghi a rispondere alle e-mail? O finire di scrivere quel rapporto? O completare una prima bozza del tuo articolo? Secondo la scrittrice di produttività Marija Kojic, "se sai come stai attualmente spendendo tempo, saprai esattamente come migliorare il tuo tempo per essere più produttivo nel futuro.”

Kojic ha condiviso questo esempio: dopo aver monitorato il tuo tempo, scopri che ogni giorno passi 3 ore a eliminare le email e rispondere a tutte le email che ricevi. Il che significa che sono almeno 2 ore che potresti invece dedicare alle tue priorità.

Delega e automatizza. Matt Bodnar, esperto di strategia e creatore e presentatore del podcast The Science of Success, ha sottolineato l'importanza di salvare la nostra creatività e il nostro potere decisionale per compiti importanti e ad alto impatto (che saranno diversi per tutti). Innanzitutto, ha suggerito di fare un inventario della tua vita (ecco come lo fa) e di identificare i compiti e le attività che ti stanno facendo sprecare tempo ed energia. Quindi considera come puoi delegarli o automatizzarli.

Ad esempio, Bodnar ha un assistente virtuale che programma la maggior parte delle sue riunioni, completa le sue note spese e prenota il suo viaggio. Queste cose apparentemente piccole si sommano. Come ha osservato, "Anche liberare 5 ore a settimana (un'ora al giorno) di spreco di tempo per l'amministrazione può essere enorme. Sono 20 ore al mese. È l'equivalente di una settimana lavorativa di 40 ore ogni 2 mesi aggiunta al tuo calendario. "

Per il suo podcast, Bodnar si concentra esclusivamente sulla registrazione di interviste: automatizza tutto il resto, compreso il coinvolgimento degli ospiti, la produzione audio, la pubblicazione di episodi e il design grafico.

Proteggi le tue priorità. Identifica ciò che è più importante per te. Cosa costituisce i tuoi grandi obiettivi, il tuo lavoro profondo? Una volta che lo sai, è fondamentale onorare quelle priorità e rifiutare tutto ciò che non è in linea con esse, ha detto Bodnar.

Certo, potresti sentirti in colpa per aver detto di no. Tuttavia, "se vuoi davvero raggiungere le grandi priorità della tua vita, a volte devi lasciare che le persone si arrabbino o si sentano come se le ignorassi, devi rifiutare le opportunità e devi rifiutare riunioni che non sono importanti. " Perché cos'è più importante per te: arrivare alla casella di posta zero o lavorare a un progetto significativo?

Connettiti al tuo "perché" a un livello più profondo. Perché stai lavorando verso l'obiettivo a cui stai lavorando? Cosa guadagnerai quando raggiungerai questo obiettivo? Il relatore e allenatore Jessi Beyer ha suggerito di rispondere a queste domande e poi portarlo oltre per creare una connessione emotiva.

Ad esempio, a livello superficiale, il motivo per cui devi completare un determinato progetto per essere idoneo a una promozione o aumento è ottenere quella promozione o aumento. Ma dopo ulteriori riflessioni, la connessione emotiva è più stabilità per la tua famiglia, più soldi per il fondo universitario di tua figlia e orari migliori in modo che tu possa effettivamente farcela ai giochi sportivi e alle esibizioni dei tuoi figli.

"Legare il tuo 'perché' a qualcosa che ti è così caro lo renderà ancora più potente come motivazione", ha detto Beyer.

Ha anche sottolineato l'importanza di concentrarsi sulla "soddisfazione interna" rispetto al "riconoscimento esterno". "Non puoi controllare come le persone pensano o agiscono e la tua motivazione fallirà quando tutto ciò che hai è il sogno irrealizzabile di creare qualcun altro come te."

Una volta che conosci il tuo motivo più profondo, annotalo e tienilo visibile da qualche parte.

Fissa un appuntamento con te stesso. È molto più facile mantenere un appuntamento con qualcun altro che onorare i nostri impegni. Ma non lasciare che questo ti impedisca di farlo comunque. Eckerling consiglia di controllare il tuo programma e di bloccare il tempo o di creare "appuntamenti" per un lavoro mirato. Un appuntamento fisso è ancora meglio, ha detto.

Quando hai finito con la tua sessione focalizzata, annota ciò che hai realizzato, ha detto. “In questo modo, alla fine di ogni settimana o mese, puoi guardare indietro e vedere i tuoi progressi. Quando vedrai quanto hai realizzato, ti ispirerà a essere ancora più produttivo ".

Segui la regola dei 2 minuti. "Se ci vogliono meno di 2 minuti, fallo ora", ha detto Alexis Haselberger, un coach di gestione del tempo e produttività che lavora con individui e team per aiutarli ad aumentare la produttività e ridurre lo stress. Ha condiviso questi esempi: RSVP a un invito non appena lo ricevi; scansiona o distruggi un pezzo di carta che arriva sulla tua scrivania.

Un'altra variante della regola dei 2 minuti è impegnarsi a lavorare su un compito difficile che hai evitato per soli 2 minuti, ha detto Kojic. Questo deriva dalla prima legge di Newton: "Un oggetto a riposo rimane a riposo e un oggetto in movimento rimane in movimento". L'idea è che se inizi a lavorare su un'attività, probabilmente continuerai a lavorarci (ben oltre 2 minuti), perché sei già in movimento, Ha detto Kojic.

Crea un promemoria visivo dei tuoi obiettivi. Questo serve come promemoria di ciò a cui stai lavorando, secondo Eckerling. Ha notato che il tuo promemoria potrebbe essere uno slogan: "qualcosa di breve, scattante e memorabile, basato sulla tua missione personale o di progetto", come "condividi la mia storia" o "fallo". Oppure potrebbe essere un testo che dà potere. A Eckerling piace "I ain't settlin" dalla canzone "Settlin" di Sugarland.

Il tuo promemoria può anche essere un'immagine di qualcosa che desideri creare. Qualunque cosa tu scelga, mettila nel tuo ufficio o sullo sfondo del tuo computer o ovunque guardi ogni giorno.

"[S] eeing che ciò a cui stai lavorando è possibile è sia stimolante che motivante."

Identifica il tuo momento di punta. Quando possibile, gestisci i tuoi progetti più difficili durante le ore di punta, secondo Eileen Roth, esperta di produttività e autrice del libro Organizzare per i manichini. Per scoprire il tuo momento di punta, ha suggerito di prestare attenzione a quando ti senti al meglio per 3 o 4 giorni:

• Quando ti svegli, ti senti "carico"? Realizzi di più la mattina ma ti senti come se stessi trascinando il pomeriggio? Se è così, sei una persona mattiniera.
• Se riesci facilmente a ottenere di più dopo pranzo, allora sei una persona pomeridiana.
• Se sei più produttivo di notte e lavori da 9 a 5, scegli il tuo secondo miglior tempo.

Un'altra opzione, ha detto Roth, è di avere un '"ora tranquilla" e mettere un cartello sulla porta dell'ufficio o sulla parete del cubicolo per dire ai colleghi di tornare tra un'ora. "In questo modo potresti risparmiare 5 ore a settimana e probabilmente fare di più di quanto fai per tutta la settimana ..."

Roth ha anche suggerito di spostare le riunioni nelle ore non di punta, se possibile. E se devi lavorare durante un periodo non di punta, inizia con parti più facili, più di routine o meno creative di un progetto, come la ricerca o l'immissione di dati, ha detto. Questo ti aiuta a guadagnare slancio e andare avanti.

Anche se non possiamo avere più ore al giorno, possiamo diventare strategici e concentrarci sulle nostre priorità. E puoi iniziare subito.

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