Come scrivere una lista di cose da fare efficace

Ricordo di aver provato il mio primo programma ora per ora per aiutarmi a fare le cose quando avevo 10 anni. Non era proprio il mio genere. Da allora ho ritirato la pianificazione oraria, ma continuo a fare affidamento su un elenco di cose da fare giornaliero.

Ho ripetuto gli stessi movimenti ogni sera all'università. Ho scritto a mano la mia lista di cose da fare per il giorno successivo, in ordine di priorità. Accanto a ciascuna attività ho annotato il numero di ore che ciascuna attività dovrebbe richiedere.

Questa era ed è tuttora un'abitudine e trovare un sistema che funzioni è stata una lotta per me. Ho testato una varietà di metodi, acquistato una serie di libri sull'argomento e sperimentato: scrittura con codice colore, promemoria post-it in bagno, app, Day-Timers - lo chiami, ho provato esso. Così sono andato in un'avventura per capire il modo più efficace non solo per scrivere la mia lista di cose da fare quotidiane, ma per fare più cose.

La breve storia della lista delle cose da fare

Charles Schwab era un magnate dell'acciaio e un uomo ossessionato dalla produzione e dall'efficienza economica. È stato uno dei primi americani a introdurre nelle sue fabbriche un processo di flusso di lavoro che consente di risparmiare tempo, chiamato Taylorismo. All'inizio del 1900, Schwab inviò un promemoria affermando che avrebbe ricompensato profumatamente l'individuo che poteva migliorare la produttività tra i suoi dipendenti.
Ivy Lee, il padre delle pubbliche relazioni, ha incontrato Schwab e ha suggerito quanto segue:

Ogni dipendente dovrebbe annotare sei attività ogni giorno, classificarle dalla priorità più alta a quella più bassa e mettersi subito al lavoro sulla prima attività. Dovrebbero continuare a scorrere i loro elenchi, con qualsiasi attività incompiuta che passa semplicemente all'elenco del giorno successivo. Dopo 90 giorni di creazione di elenchi e monitoraggio, Schwab ha notato un netto miglioramento della produttività.

La lista delle cose da fare è diventata una necessità quotidiana nella vita moderna, ma non è esattamente uno strumento che ti rende più produttivo.

Ad un certo punto probabilmente hai creato un elenco di cose da fare con 10 o più attività da completare in un breve periodo di tempo. Quando ti metti al lavoro, la vastità dei compiti ti lascia in uno stato di paralisi, con un forte senso di obbligo e una sensazione fastidiosa nella parte posteriore della mente. Gli psicologi chiamano questa sensazione fastidiosa l'effetto Zeigarnik, un vecchio fenomeno nel campo della psicologia. Le nostre menti rimarranno fissate su un compito incompiuto, facendo soffrire la nostra salute mentale e fisica.Al termine, siamo liberati dal peso di questo compito.

La fretta psicologica di completare tutti i nostri compiti è uno stato che la nostra mente ama. Allora perché creiamo queste liste gigantesche in primo luogo?

Il dottor Tim Pychyl è un esperto nel campo della ricerca sulla procrastinazione. Sostiene che provi un immediato senso di realizzazione semplicemente annotando tutte le attività che vorresti completare, senza completarne nessuna. Il tuo cervello simulerà il successo che vorresti provare.

Annotare molte attività non specifiche in una lista di cose da fare funge da proxy perfetto per tali fantasie. Ti permette di fantasticare sul completamento con successo di compiti difficili e ti dà il permesso di indulgere mentalmente in questo pensiero. È una gratificazione immediata, ma non hai davvero realizzato nulla.

Iniziare la giornata con un elenco di cose da fare senza priorità può anche minare la tua capacità di prendere decisioni produttive nel corso della giornata. L'esaurimento dell'ego si riferisce alla quantità di "punti" decisionali che abbiamo. Man mano che usiamo i nostri punti, la nostra capacità di prendere decisioni intelligenti viene compromessa.

Oltre 100 esperimenti confermano che esercitando un maggiore autocontrollo all'inizio della giornata, la tua motivazione e attenzione diminuiranno con il passare della giornata. Questo è il motivo per cui le persone tendono a tradire la propria dieta dopo giorni stressanti ed estenuanti. Se passi ogni mattina a decidere cosa mangiare a colazione oa scegliere cosa indossare, stai sprecando limitate risorse di autocontrollo in compiti non importanti. Questo è uno dei motivi per cui il leggendario CEO di Apple Steve Jobs era noto per aver indossato lo stesso vestito ogni giorno.

Scrivere un efficace elenco di cose da fare

Scrivere vaghe attività di una sola parola nell'elenco delle cose da fare ti impedisce di portare a termine l'attività più velocemente. Devi pensare alle cose da fare in termini concreti. Mentre scrivere un'attività utilizzando termini non specifici può aiutarti a risparmiare tempo per ora, danneggia i tuoi progressi e non ti fa risparmiare tempo a lungo termine.

Ecco come scrivi una lista di cose da fare:

1. Per ottenere la fretta di completare l'attività, tutto ciò di cui hai veramente bisogno è un elenco più breve. Annota non più di tre attività sulla tua lista di cose da fare quotidiane. Potresti avere un secondo elenco in corso che tiene traccia delle attività in arrivo. Assegna loro priorità in base all'importanza. Chiediti: "quale compito mi farà sentire più realizzato?" Questo è il compito n. 1. Dopo aver elencato tre attività, metti tutte le attività in eccesso su un foglio di carta separato che puoi facilmente riporre. Tienilo fuori dalla vista.
2. Usa piccoli post-it o schede a righe. Un piccolo pezzo di carta ti impedirà fisicamente di scrivere una lunga lista di cose da fare.
3. David Allen, il guru della lista delle cose da fare, suggerisce di scrivere il tuo compito come un'azione. Ciò ti impedirà di utilizzare termini non specifici quando crei la tua lista. Ad esempio, invece di "trova motori" prova "chiama mamma e chiedile di suggerire un traslocatore". Oppure "inizia e termina la ricerca per Tim" prova "Fai una ricerca in un articolo di giornale utilizzando i termini: XYZ". Un modo per tenere sotto controllo questo è ogni volta che scrivi una nuova cosa da fare, chiediti: "Qual è il passaggio n. 1 per portare a termine questo compito?" Il passaggio n. 1 diventa la tua nuova cosa da fare.
4. Visualizza un'attività alla volta. Se tre attività al giorno sono troppe, puoi aumentare la tua produttività visualizzando l'elenco un'attività alla volta. Prova ora Fallo. Oppure, se sei vecchia scuola, scrivi un'attività per post-it e poi impilarli in modo che le attività precedenti siano nascoste.

Ivy Lee non aveva ragione; sei compiti erano troppi per un giorno. Ma chiaramente aveva la testa al posto giusto - ha continuato a frequentare e consultare regolarmente i Rockefeller. Charles Schwab ha poi trasformato la Bethlehem Steel nella seconda più grande azienda di produzione di acciaio indipendente.