6 passaggi per gestire meglio il tuo tempo: un'intervista con Russell Bishop

Oggi ho il piacere di intervistare Russell Bishop, attualmente Senior Editor-at-Large per l'Huffington Post e fondatore di Bishop & Bishop, una società di consulenza e coaching. Russell è autore di numerosi articoli sul potere di scelta e consapevolezza e ha due libri in fase di sviluppo. Esperto in trasformazione personale e organizzativa, Russell ha allenato team di leadership, imprenditori e CEO in 34 paesi in tutto il mondo. Ha tenuto conferenze per programmi Executive MBA presso la UCLA, l'Università del Texas e la Washington University. Russell ha conseguito un Master in Psicologia dell'Educazione presso l'Università della California e attualmente risiede a Santa Barbara, in California.

Sono contento che mio marito Eric non abbia ascoltato la nostra conversazione, perché Eric mi ha inseguito per mesi per ordinare le mie e-mail ed eliminare quelle che non mi servono. Ad un certo punto Russell mi ha chiesto quanti messaggi ho nella mia casella di posta elettronica. Non sono riuscito a trovare il numero. Alla fine, ho appena iniziato a sommare tutte le e-mail dei miei cinque account e gli ho detto che la cifra era di circa 70.000.

Rise ad alta voce.

"Che cosa?" Ho detto: "È molto?"

In ogni caso, ho un disperato bisogno di un po 'di gestione del tempo e di coaching organizzativo, e ho sempre apprezzato i post di Russell sull'Huffington Post. Quindi ecco per condividere con voi alcuni dei suoi consigli organizzativi!

Therese: Nel tuo post "Il multitasking fa bene?" spieghi la differenza tra multitasking e multi-goal. Il primo porta a un compito parziale, che non è raccomandato. Come evitiamo il compito parziale?

Russell: Penso che la prima cosa che dobbiamo fare sia concentrarci sullo scopo e sul valore di ciò che stiamo facendo. La maggior parte delle persone è distratta da ciò che è giusto di fronte a loro. Ricevono un'e-mail, quindi la leggono. Quindi prendono qualcosa e trovano una nota che si sono dimenticati di seguire, e così via. Vedono la cosa che è proprio di fronte a loro. E lo fanno, senza pensarci troppo.

Therese: Quindi stai dicendo che dobbiamo impiegare il sistema a quattro quadranti di gestione del tempo che Stephen Covey presenta nel suo libro, "Le sette abitudini delle persone di grande successo", sulla distinzione tra urgente e importante?

Russell: Esatto. Questa è una formula classica - urgente contro importante - che aiuta una persona a dare la giusta attenzione a qualcosa - a valutarne il valore - in modo che le questioni non urgenti non diventino urgenti. Perché la lamentela principale che sento dai miei clienti è che combattono costantemente gli incendi. Dico loro: "Non essere un piromane aziendale".

Therese: Suona bene, ma come fai?

Russell: Agendo un po 'più come i vigili del fuoco. Possono quei ragazzi permettersi di avere una gomma a terra o un problema meccanico con il camion? No. Le vite dipendono dal fatto che si presentino senza intoppi. Quindi prendono tutte le precauzioni necessarie per essere preparati. Ottengono la manutenzione del camion. Corrono attraverso la formazione appropriata.

Therese: Sono con te, ma come si traduce in una migliore gestione del tempo?

Russell: Penso che per non spegnere gli incendi nella tua vita personale e professionale devi 1. Ottenere un piano, 2. Impegnarsi e 3. Portarlo a termine. Assegni un valore a ciascuna attività e decidi come eseguirla, in modo che ciò che è rimasto incompiuto non bruci e causi un problema enorme.

Therese: Ok, quindi quando ricevi un'e-mail o qualcuno ti chiede di fare qualcosa, come attui questo piano dei vigili del fuoco?

Russell: Ho una serie di sei domande che mi pongo per elaborare le informazioni.

1. Cos'è questo? È un'informazione? C'è qualcosa che devo fare?
2. Quale azione è richiesta? Quanto ci vorrà? Se sono meno di due minuti, posso farlo ora?
3. (Se richiede più tempo di due minuti) Quale valore viene visualizzato se lo faccio? Qual è l'impatto?
4. Vale la pena farlo? Quali sono le conseguenze se lo faccio o se non lo faccio?
5. È una mia responsabilità o è per qualcun altro? Chi è responsabile della gestione di questo?
6. Ha una scadenza temporale? Deve essere fatto in una certa data? E se non è mia responsabilità, devo seguirlo?

Therese: Qual è il più grande errore che facciamo nella gestione del nostro tempo?

Russell: Penso che dobbiamo sempre assicurarci che ciò che stiamo facendo sia legato a un obiettivo significativo, e in questo modo assegniamo integrità personale a ogni compito.