La tua formula in 3 fasi per un approccio senza stress alla posta elettronica

"Controlla la posta solo una volta al mattino e una volta nel pomeriggio, né più né meno."

"Imposta una risposta" fuori sede "per far sapere alle persone che ti stai concentrando sul lavoro e non controlli la posta".

Consigli di gestione della posta elettronica come questo sono comunemente offerti da esperti di lavoro e carriera che avvertono che la Posta in arrivo è il killer di produttività definitivo. Ed è vero: uno degli strumenti più diffusi delle aziende moderne è diventato uno dei suoi maggiori svantaggi. Per concentrarci, dobbiamo limitare il nostro tempo nella prigione della posta elettronica ogni giorno.

Ciò che gli esperti di produttività non condividono è che il potere di distrazione dell'email va molto più in profondità della semplice interruzione del nostro flusso di lavoro. In effetti, le tue abitudini digitali si collegano a fattori psicologici che accadono al di fuori della tua consapevolezza.

Che cosa ti dice la tua abitudine alla posta elettronica

Quando si verifica un trigger, ad esempio a ding avvisarti di un nuovo messaggio nella tua Posta in arrivo: forse la tua reazione istintiva è rispondere immediatamente. Ti giri verso il tuo telefono o laptop e inizi a battere.

Dopo aver risposto, provi una piccola ondata di soddisfazione. tu sentire produttivo e non ti dispiacerebbe sentirti così più spesso. Ma prima che tu te ne accorga, ti ritrovi in ​​un ciclo di controllo e risposta agli avvisi e-mail a tutte le ore: durante il tempo in famiglia, a cena con gli amici, mentre cammini attraverso un incrocio. Potresti aver notato che è diventato un impulso difficile da controllare.

Questo tipo di risposta è una forma di "cognizione implicita", schemi inconsci che influenzano il modo in cui ci comportiamo ed è il motivo per cui è così difficile non per controllare la posta in arrivo. Succede quando, nel tempo, il tuo processo mentale passa in secondo piano. Ora sembra automatico, ma in realtà avviene una comunicazione complessa tra cervello, corpo e sistema nervoso.

Con il controllo e la risposta alle e-mail, ciò che inizia come una decisione che prendi consapevolmente si trasforma presto in un "aggiornamento" automatico nella Posta in arrivo senza nemmeno pensarci. Quando entra in gioco la cognizione implicita, controlliamo le e-mail in modo impulsivo, spesso quando sappiamo che dovremmo lavorare su qualcosa di più importante.

Anche se inizialmente può essere piacevole rispondere alle e-mail a tarda notte, farlo può rapidamente compromettere le tue relazioni, il tempo e la felicità in generale se lasci che diventi un'abitudine. Quel rapido colpo di godimento, sebbene non benefico a lungo termine, ha la meglio sul buon senso. Poiché confondiamo erroneamente la soddisfazione di rispondere alle email con la produttività, lo facciamo di più finché non troviamo che è radicato nella nostra routine quotidiana.

Un approccio consapevole alla posta elettronica: 3 domande da porre

Puoi riqualificare il tuo cervello ad essere più consapevole e intenzionale nel modo in cui usi la posta elettronica, di cui insegno di più in REWIRE, un programma progettato per aiutare le persone a costruire abitudini più sane e un migliore rapporto con la tecnologia. Come con altri pattern negativi, inizia ponendoti alcune domande chiave per scoprire i motivi sottostanti per cui sei costretto a cadere nella tana del coniglio della posta elettronica così spesso.

1. "È questo il miglior uso del mio tempo?"

A cosa stavi lavorando prima di cadere vittima della tua casella di posta? L'email è il grande distrattore, quindi usa questa domanda per controllare e vedere se l'impulso a controllare i tuoi messaggi sta facendo deragliare la tua attenzione durante una serie produttiva.

È possibile leggere rapidamente molte e-mail, rispondere con un semplice "sì" o "no" o archiviarle per dopo. Una buona regola pratica: se l'azione può essere completata entro 5 minuti, fallo subito. Risparmia periodi più lunghi di tempo ininterrotto per svolgere un lavoro significativo e ad alto impatto.

2. "Perché mi sento come se dovessi controllare la posta in questo momento?"

Quando ti accorgi di essere coinvolto nella tua posta elettronica, passa a un approccio più consapevole e consapevole prima di procedere. Cos'altro succede mentre ti sposti per aggiornare la Posta in arrivo? Ti senti solo, annoiato o hai paura di essere giudicato pigro se non rispondi rapidamente? Una volta che hai scoperto la radice dell'impulso, cerca un modo più sano per soddisfare il bisogno emotivo o fisico che hai identificato.

Nel suo libro Meglio di prima, l'esperta di felicità Gretchen Rubin, suggerisce di creare un menu di "prelibatezze" - piccoli piaceri o indulgenze che fungono da sfoghi produttivi per lo stress. Rubin sottolinea che il più delle volte le leccornie salutari non implicano il fatto di sedersi davanti a uno schermo, piuttosto sono azioni, persone o cose che ti rinvigoriscono. Alcuni esempi potrebbero essere giocare con il tuo cane per 20 minuti, comprarti una bella tisana, andare a una lezione di yoga, scarabocchiare terapeuticamente in un libro da colorare per adulti o organizzare la tua scrivania (perché se sei un mostro pulito come me, tu lo trovo davvero rilassante).

3. "Quale obiettivo sto cercando di raggiungere?"

C'è un motivo per cui molte delle persone di maggior successo al mondo evitano di controllare la posta per prima cosa al mattino. È perché, come Brendon Burchard, esperto di sviluppo personale e autore di La carica dice: "La Posta in arrivo non è altro che un comodo sistema di organizzazione per le agende di altre persone". Se non stai attento, puoi perderti nel lavoro impegnativo, semplicemente reagendo alle richieste di altre persone senza creare tempo per realizzare i tuoi progetti e priorità più importanti.

Per evitare questa trappola, imposta un'intenzione o un motivo specifico per aprire la Posta in arrivo (ad es. "Invia i documenti del mio capo da esaminare per la riunione delle 13:00", "Trova e stampa le informazioni sui voli"). Definire cosa vuoi ottenere prima ti immergi nella posta elettronica ti mantiene concentrato. Interrompe il ciclo della cognizione implicita che normalmente ti porterebbe a rimanere impantanato nella tua casella di posta. Invece, mantieni il controllo del tuo comportamento, che ti libera per entrare e uscire dalla tua casella di posta e passare a elementi di maggiore importanza.

Un'altra buona strategia per tenere sotto controllo le tue abitudini di posta elettronica è capovolgere l'equazione e pensare a cosa ti stai perdendo quando lo controlli. In quanto esseri umani, siamo più motivati ​​dalle perdite che dai guadagni, quindi conoscere le cose da fare importanti che stai sacrificando rimanendo impantanati nelle e-mail può aiutarti a passare all'azione e a ridefinire le priorità per lavorare su cose che contano davvero. Se sei come la maggior parte di noi, hai problemi a superare tutti gli elementi della tua lista di cose da fare in un giorno, ma considerando quali hanno la priorità, la tua perdita netta è inferiore.

La maggior parte di noi non è consapevole della misura in cui sacrifichiamo la nostra attenzione alla nostra Posta in arrivo. Ci sentiamo sfocati, ma non ci rendiamo conto di come le nostre abitudini di controllo automatico e senza cervello della posta contribuiscano alla fatica e al burnout. Porsi queste domande può aiutarti a identificare se le tue abitudini di posta elettronica ti stanno portando al successo o frenando la tua produttività. Armato di queste informazioni, hai il potere di ignorare il file ammaccature e ping e riprendi il controllo della tua Posta in arrivo.

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