5 modi per fermare lo stress della posta in arrivo e riprendere il controllo del tuo tempo

Quando è stata l'ultima volta che la tua casella di posta era vuota?

A volte mi sembra di passare l'intera giornata a rispondere alle e-mail, senza mai trovare il tempo per arrivare a progetti e attività più importanti.

Quando si tratta di posta elettronica, l'attività è intrinseca a pressione e urgenza. È facile pensare che dovremmo controllare costantemente le email e rispondere rapidamente, altrimenti rischiamo il potenziale di essere visti come pigri, disorganizzati e improduttivi.

Quando la tua casella di posta è intasata da centinaia di email, è opprimente da guardare. Possiamo facilmente sentirci presi dal panico e non avere il controllo. Ma in realtà non è importante quanti messaggi nella tua casella di posta sono importanti, ma quanta parte del tuo cervello e della tua energia mentale si trovano in quella casella di posta. Questo è ciò che sta sabotando la tua produttività.

Massimizzare il tuo potenziale richiede di filtrare le distrazioni e controllare il tuo ambiente in un modo che stimoli la tua concentrazione e creatività. tu controlla la tua posta in arrivo, non lasciare che sia lui a controllarti.

Adottare un approccio proattivo piuttosto che reattivo può fare molto per aiutarti a sfuggire alla prigione della posta elettronica. Ecco alcuni suggerimenti per creare una relazione più sana con la posta elettronica:

• Segui una dieta per posta in arrivo.
  Controllare le e-mail ogni cinque, 10 o 15 minuti può ostacolare seriamente la tua capacità di concentrazione. Prova ad adattare una strategia di controllo delle e-mail due volte al giorno: una al mattino e una verso la fine della giornata. L'impostazione di una politica ti consentirà di essere concentrato per periodi di tempo più lunghi. Se aiuta, trova un partner responsabile per testare questa pratica.
• Chiudi il tuo client di posta.
  Chiudi l'app di posta elettronica o il browser fino agli orari di check-in della posta elettronica pianificati. Stai tranquillo, il mondo non finirà se non rispondi immediatamente. Per aiutarti a ridurre la tua dipendenza, prova a disattivare la connessione Internet, che utilizza una tecnica psicologica chiamata "dispositivo di impegno". Se sei un utente Gmail, controlla Inbox Pause, un'estensione di Gmail che mette in attesa le tue email finché non sei pronto a riceverle di nuovo.
• Disattiva avvisi e notifiche.
  Disattiva gli effetti sonori e i promemoria delle email. Sul tuo computer e smartphone, disattiva gli avvisi di campane, suoneria e vibrazione. Queste possono essere distrazioni inutili per distogliere l'attenzione dalle attività da svolgere.
• "Annulla l'iscrizione" spesso e liberamente.
  Quando si tratta di posta elettronica e produttività lavorativa, meno è meglio. Ricordi quella volta che ti sei iscritto alla mailing list di un grande magazzino per ottenere uno sconto extra del 20%? Elimina le newsletter e gli altri messaggi di posta che ricevi regolarmente. Svuota spazio nella posta in arrivo annullando l'iscrizione a tutto ciò che non stai leggendo o che non intendi leggere (ad esempio, avvisi di offerte giornaliere). È facile da fare e non richiede molto tempo, ma ne vale la pena. Per rendere l'ordinamento ancora più semplice, prova Unroll.me. Non solo ti aiuta a cancellarti da elenchi indesiderati, ma raggruppa anche tutte le tue iscrizioni in un digest.
• Prendi decisioni rapide.
  Ogni email richiede un'azione. Una buona regola pratica: se l'azione può essere completata entro cinque minuti, fallo subito. Ad esempio, se devi decidere di partecipare a un evento, dai un rapido giudizio e rispondi con un semplice sì o no. Per altre richieste, considera quanto tempo ti richiederà l'attività. Se è qualcosa che può essere fatto in cinque minuti, toglilo di mezzo. Sii fermo e rispetta le linee guida che ti sei prefissato. Se è un'attività a cui devi tornare, prendi la decisione di: archiviare l'email in una cartella appropriata; stampalo; o aggiungilo a un elenco di cose da fare. Assicurati di programmare un momento in cui tornerai all'attività e la elaborerai.

  A volte la parte più difficile dello svuotamento della posta in arrivo è accettare di dover dire no a richieste e opportunità. Il tuo tempo è limitato e molto prezioso. Non spenderlo intrappolato vivendo nella tua casella di posta.

Fare alcuni piccoli passi ogni giorno per sollevare la posta elettronica dal posto di guida ti porterà molto più vicino a lavorare consapevolmente e alle tue condizioni.

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